Malang – Seiring perkembangan teknologi, kearsipan surat saat ini harus juga disimpan secara daring untuk mencegah kehilangan bukti asli. Terutama di kala pandemi, pengurusan surat dan pengarsipan dokumen merupakan kebutuhan tiap kantor desa. Pada Kantor Desa Karang Duren, Kecamatan Pakisaji, Kabupaten Malang, pemerintah desa masih menggunakan pengarsipan secara manual. Saat ini, mereka belum memiliki sistem ataupun aplikasi untuk menyimpan dokumen-dokumen penting.
Dengan adanya permasalahan ini, tim Pengabdian kepada Masyarakat (PkM) dari dosen JTI Polinema yang diketuai oleh Bapak Yuri Ariyanto, S.Kom., M.Kom dan beranggotakan Dwi Puspitasari, S.Kom., M.Kom, Atiqah Nurul Asri, S.Pd., M.Pd, Faiz Ushbah Mubarok, S.Pd., M.Pd., dan Yoppy Yunhasnawa S.ST., M.Sc bekerja sama dengan pemerintah desa Karang Duren untuk mengembangkan aplikasi terkait pengarsipan dokumen dan surat desa.
Dari aplikasi ini, prototipe yang dibuat yaitu terkait repositori persuratan. Aplikasi ini berfungsi sebagai penyimpanan data persuratan desa. “Jadi setelah surat dinas diterbitkan oleh desa, arsipnya difoto nanti dimasukkan pada aplikasi. Sehingga ke depannya, jika ada warga yang minta legalisir, atau mencari arsip surat tersebut bisa dengan mudah ditemukan.” ucap Bapak Yuri Ariyanto selaku ketua tim PkM.
Lebih lanjut, aplikasi ini juga berfungsi untuk memudahkan perangkat desa dalam membuat surat. Template dari surat awal sudah tersedia, sehingga pengguna dapat otomatis membuat surat baru dan dapat mempersingkat waktu. Dalam aplikasi ini, perangkat desa juga dapat mengelompokkan kategori berdasarkan nomer surat, perihal, kategori, judul dan tambahan informasi lainnya.
Selain pembuatan aplikasi, tim dosen JTI Polinema juga mengidentifikasi masalah lain yang perlu ditingkatkan dalam kantor desa Karang Duren. Pihak pemerintah desa mengakui jika mereka memiliki problem pada jaringan wireless di sekitar lingkungan kantor. Tim dosen akhirnya menawarkan solusi implementasi jaringan internet wireless bagi masyarakat sekitar kantor desa. “Kami menyediakan tambahan access point untuk memperluas jangkauan internet, kantor desa sudah ada internet tetapi belum menjangkau ruangan belakang.” tutup Bapak Yuri. (FUM)